NORMAS DE USO CANAL ÉTICO

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1. Introducción

Emergia Contact Center, S.L.U. (en adelante, Emergia) dispone del presente Canal Ético con la finalidad de recibir y gestionar aquellas comunicaciones sobre incumplimientos del Código Ético y demás normativa, tanto externa, como interna y propia de Emergia.

El Canal Ético de Emergia se encuentra adaptado a lo dispuesto en la Ley Orgánica 03/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y se ha alineado a la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.

Las siguientes normas de uso regulan el funcionamiento del Canal Ético de Emergia de acuerdo con lo dispuesto en el Código Ético y de Transparencia Empresarial de Emergia y en el Reglamento del Canal Ético.

2. Ámbito de aplicación

En todos los niveles existirá la obligación de comunicar las situaciones de riesgo que se produzcan dentro o fuera de la compañía, que puedan producir daños o perjuicios a cualquier persona física o jurídica.

También deberán comunicarse las situaciones de incumplimiento de la ley, del Código Ético y de Transparencia Empresarial o de la normativa que lo desarrolla, así como remitir a Emergia cualquier situación de riesgo o de incumplimiento y propuestas de mejora del modelo de prevención y control.

El Canal Ético constituirá la vía para que cualquier colaborador, cliente, proveedor o cualquier otro tercero que tenga conocimiento de algún tipo de comportamiento que sea contrario a los principios éticos recogidos en el Código Ético y de Transparencia Empresarial de Emergia, o cualquier tipo de actuación que suponga un incumplimiento de la Ley vigente o de la normativa interna de Emergia pueda denunciarlo a la Compañía, de modo que se investigue y, en su caso, se erradique, en el supuesto de ser una mala praxis.

El Canal Ético habilitado por Emergia será único para todas las comunicaciones de cualquiera de los grupos de interés que colaboren con Emergia.

3. Uso del canal

El Canal Ético de Emergia permite aportar la siguiente información a través de un formulario web:

Datos identificativos y de contacto: son los datos para poder conocer al denunciante y ponerse en contacto con el mismo por si fuera necesario recabar más información. No obstante, el denunciante puede solicitar que estos datos no sean comunicados a Emergia o bien efectuar la comunicación de forma anónima y por tanto, no aportar ningún dato personal propio dejando en blanco las casillas que se describen a continuación:

• Nombre o pseudónimo
• Correo electrónico
• Teléfono de contacto

Información obligatoria: es aquella información que el denunciante debe aportar en el formulario de denuncia. Básicamente se trata de describir los hechos que presuntamente son constitutivos de una infracción del Código Ético y de Transparencia Empresarial o de la normativa externa o interna de Emergia, y la empresa donde han ocurrido presuntamente los hechos. Las casillas del formulario son las siguientes:

• Empresa a la que se refiere la comunicación.
• Incumplimiento o riesgo de incumplimiento que desea comunicar.

Finalmente, el denunciante podrá adjuntar la documentación que considere necesaria para evidenciar los hechos expuestos en su comunicación.

Una vez completado todo lo anterior, será necesario la aceptación de las presentes “Normas de Uso” así como de la “Política de privacidad” del Canal Ético para poder completar el formulario y enviarlo para su evaluación y tramitación.

4. Gestión del canal

El Comité de Compliance será el responsable de gestionar el Canal Ético y de atender las comunicaciones que se remitan al mismo, sin perjuicio de que actualmente el Comité de Compliance ha externalizado la gestión del Canal Ético al despacho Ribas y Asociados (en adelante, Ribas).

Una vez que Ribas reciba una denuncia, la remitirá al Compliance Officer para dar comienzo a la tramitación de la misma. En el caso que la denuncia verse sobre el Compliance Officer, la remitirá a otro miembro del Comité de Compliance para que proceda a iniciar su tramitación.

Los miembros del Comité de Compliance conocerán, analizarán y resolverán las denuncias recibidas, dándoles en cada caso el tratamiento que estimen más oportuno. Actuarán en cada intervención con total independencia y pleno respeto a las personas afectadas y garantizarán, en todo momento, la confidencialidad en el tratamiento de las denuncias que tramiten.

En el supuesto de que la tipología de la comunicación recibida no se encuadre en las propias del Canal Ético ni exista un canal especifico para su gestión, será remitida al departamento o área competente, con la finalidad de que sea gestionada por éste, o bien será archivada si se apreciará que se trata de una comunicación vana, trivial o intrascendente.

5. Plazos de respuesta

El denunciante recibirá una respuesta por parte de Ribas en un plazo máximo de 48 horas desde que se reciba la comunicación.

6. Garantías del canal ético

El Canal Ético cuenta con las siguientes garantías:

• Confidencialidad y seguridad, en relación con el contenido de la denuncia y los datos del denunciante, denunciado y demás personas afectadas.
• Presunción de inocencia, respecto al denunciante y los hechos denunciados.
• No imponer represalias a denunciantes de buena fe.
• Información sobre el estado de la denuncia, tanto al denunciante como al denunciado.
• No existencia de conflictos de interés entre la denuncia y las personas que deban investigar y/o tomar las decisiones respecto a la misma.
• Respuesta diligente y motivada de las comunicaciones recibidas.
• Sanción proporcionada, a la gravedad de los hechos ocurridos.

7. Denuncias Falsas

Las denuncias falsas se tratarán como infracción grave. En el caso de que se detecten, se adoptarán las medidas disciplinarias establecidas por el convenio colectivo o reglamente interno de trabajo aplicable correspondiente.